AN
PANORAMA GENERAL
Animaccord es una galardonada empresa de entretenimiento rusa, más conocida por su principal propiedad, Masha y el Oso. Amada en todo el mundo, la serie de televisión "Masha y el Oso" lleva más de 10 años en el mercado, y el éxito de la marca en YouTube bate récords con más de 100.000 millones de visitas en esa plataforma. (¡Es como si todos los seres humanos del planeta vieran la serie 12 veces!)
Animaccord ha construido una sólida red de distribución para hacer crecer sus propiedades. Junto con YouTube, sus canales de distribución incluyen redes de medios como Netflix, ByteDance, Apps/Juegos, Merchandise, Promo y Life Show.
También ofrecen servicios de distribución a marcas de terceros como Cleo y Cuquin, Super Dino, Mika's Diary y otras.
Para la distribución de los medios de comunicación y el suministro de productos con licencia a su base mundial de fans, Animaccord trabaja con más de diez agencias y vende derechos de propiedad intelectual a 400 clientes licenciatarios, en todo el mundo.
En 2015, Animaccord comenzó a utilizar el software Mediabox para gestionar sus activos de guía de estilo digital (Mediabox-DAM) y los flujos de trabajo de aprobación de productos (Mediabox-PA). En 2018, añadieron el módulo de gestión de contratos (Mediabox-RM) a su paquete de software.
SOBRE ANIMACCORD
Fundada en 2008, Animaccord es una galardonada empresa de entretenimiento que desarrolla, produce y distribuye marcas de animación a nivel mundial con un equipo de 200 profesionales y oficinas regionales en Estados Unidos, Rusia, China, Polonia y Chipre. Gracias a su fuerte presencia en los medios de comunicación, a su rendimiento récord en YouTube y a un esfuerzo centrado en SoMe, Animaccord ha llevado su serie insignia "Masha y el Oso" a más de 150 países. Nuestros socios minoristas, licenciatarios y una red de agentes internacionales potencian aún más las IP de Animaccord mediante productos de consumo y promociones.
EL
DESAFÍO
En 2019, Mediabox había ayudado a agilizar gran parte del negocio de licencias de Animaccord, pero la gestión de derechos e ingresos se seguía haciendo manualmente en hojas de Excel. Con 1.500 contratos y anexos que gestionar, los procesos internos no lograban seguir el ritmo de la creciente base de clientes e ingresos de la empresa.
En ese momento, Animaccord tenía un archivo Excel dedicado a cada cliente. Para el equipo de tres controladores, la gestión eficiente de más de 300 archivos de Excel se había vuelto imposible. La tramitación de los informes trimestrales sobre cánones llevaba al equipo un trimestre más, lo que provocaba importantes retrasos en la tesorería. La morosidad había ascendido a unos 10% de los ingresos anuales.
Nos enfrentamos a una situación en la que los procesos internos no pudieron seguir el ritmo del crecimiento de la base de clientes y de los ingresos.
EL
SOLUCIÓN
En marzo de 2019, Animaccord incorporó a Alexey Alexeev como su nuevo Director Financiero. Una de las primeras tareas de Alexey fue configurar la sección de Finanzas de Mediabox-RM, para que Animaccord pudiera comenzar a aceptar informes de regalías y emitir facturas a través del sistema, lo antes posible. En un primer momento, se centró en añadir las cuentas clave (los 20% de clientes que representaban 80% de los ingresos), y luego añadir el resto.
Esta etapa del proceso incluía la configuración de los tipos de pago según las líneas de PL, desde los ingresos brutos hasta los ingresos netos. Para la división geográfica, utilizaron las etiquetas de contrato del sistema para clasificar los contratos en seis regiones: WW, EMEA, APAC, CIS, Sudamérica y Norteamérica.
El mayor esfuerzo del equipo fue necesario para "ajustar" los más de 300 saldos de cuentas de clientes que entraban en el sistema. El ajuste de los contratos es un paso necesario cuando se añaden a Mediabox-RM contratos ejecutados que ya tienen un historial de pagos, para ajustar los anticipos, las garantías y los derechos ya pagados por el licenciatario. El ajuste de los contratos asegura que cuando se carguen los futuros informes de ventas/regalías en Mediabox-RM, el sistema calculará correctamente los MGs recuperados, etc.
A continuación, Alexey introdujo a los licenciatarios en su nuevo proceso de carga de informes de ventas. Los manuales de usuario de Mediabox y los tutoriales en vídeo fueron de gran ayuda, y Alexey preparó materiales de formación en formato PDF para entregar a los licenciatarios. El equipo de Animaccord ofreció cursos de formación en línea para los clientes de Rusia y la Comunidad de Estados Independientes (CEI), y el equipo de soporte de Mediabox impartió cursos para los clientes de las regiones de América y EMEA.
La aplicación en la nube de Mediabox tiene una interfaz de usuario muy sencilla, por lo que muchos clientes entendieron el nuevo proceso de elaboración de informes a partir de los manuales de usuario.
EL
RESULTADO
En el segundo trimestre de 2019, los clientes de Animaccord comenzaron a recibir facturas de Mediabox. En el tercer trimestre, la mayoría de los clientes habían aprendido a cargar los informes de derechos en el sistema por sí mismos.
Con los saldos de las cuentas ahora en el sistema, Animaccord pudo centrarse en las facturas pendientes y en reducir la morosidad. En noviembre y diciembre, el equipo de Alexey cobró más de $100.000 USD en fondos de marketing comunes (CMF) atrasados. 2019 se convirtió en el año más rentable de Animaccord.
Las facturas para los clientes del CIS se seguían generando fuera del sistema debido a los requisitos legales. Así que MyMediabox implementó una herramienta de plantillas de facturas personalizables, que permitió a Animaccord crear plantillas de facturas siguiendo las disposiciones del CIS. A partir de 2021, 100% de las facturas de Animaccord procedían de Mediabox.
Mediabox-RM incluye la opción de adjuntar documentos con las facturas y ponerlos a disposición de los licenciatarios. Animaccord adjunta los extractos bancarios y todos los documentos justificativos, lo que facilita el trabajo interfuncional y beneficia la auditoría interna y externa. Los contables obtienen al instante las transacciones de ingresos y las facturas de Mediabox.
En 2021, el equipo de Alexey emitió 1.200 facturas y aprobó 960 informes de derechos, un logro que solo fue posible gracias a la automatización y los autoservicios para licenciatarios que ofrece Mediabox-RM, y al equipo profesional de controladores de Animaccord.
Mediabox se ha convertido en un espacio de trabajo en la nube donde se produce la mayor parte de la comunicación con los clientes. Los licenciatarios tienen sus propios perfiles de RM. Pueden ver los términos de su contrato, los derechos reportados y las facturas abiertas y cerradas. Esta transparencia reduce la necesidad de correos electrónicos y llamadas telefónicas.
EL
BENEFICIOS
Principales ventajas de Mediabox-RM
Contratos: Gestione el ciclo de vida completo de los contratos y automatice el flujo de trabajo con asistentes de contratos personalizables y herramientas de CRM. Estructure cánones y sobrecostes directos y multiniveles. Establezca anticipos y garantías mínimas que pueden vincularse a fechas, ventas o unidades. Defina deducciones, tipos de cambio, agrupaciones de derechos, control de proyectos de AP y mucho más. La detección automática de colisiones evita la sobreventa de derechos.
Derechos/Disponibilidades: Control total y visibilidad de los derechos disponibles y vendidos por propiedad, categoría, territorio, canal de distribución e idioma. Descienda a múltiples subniveles para ver los derechos en detalle. Muestre los derechos exclusivos y no exclusivos vendidos en un periodo de tiempo determinado y haga clic en los contratos reales.
Productos: Inventario completo de TODAS las SKUs aprobadas en una ubicación online centralizada. Cada producto está conectado a su contrato, y los licenciatarios pueden proporcionar detalles del producto, incluyendo imágenes, números de SKU alternativos, precio al por mayor, SRP y más.
Seguimiento de los derechos de autor: Los licenciatarios y los agentes acceden al portal seguro de royalties para cargar los datos de las ventas. La aplicación calcula los anticipos recuperados, los MGs cumplidos, las comisiones de los agentes y los pagos netos de royalties debidos, con un informe automático de errores para señalar las discrepancias.
Finanzas:Apruebe, rechace o anule las transacciones pendientes de los anticipos contractuales, las garantías mínimas y los informes de ventas de los licenciatarios. Convierta los importes facturables en facturas, incluidos los cánones adeudados, las comisiones de los agentes y los pagos ad hoc, y luego exporte las facturas o permita que los licenciatarios las descarguen. Realice un seguimiento de los estados de pago, con total visibilidad sobre los saldos de MG calculados por el sistema, ganados, pendientes y recuperados.
Informar: Cree informes exportables y personalizados para reflejar los requisitos de información de datos exclusivos de su empresa. Utilice filtros que puede guardar para limitar los resultados ahora y en el futuro.
EL
IMPACTO
Los esfuerzos de Animaccord en 2019 para utilizar plenamente el módulo financiero Mediabox-RM dieron sus frutos en 2020, cuando comenzó la pandemia de Covid-19. Los equipos de licencias pasaron bruscamente a trabajar a distancia, pero Animaccord estaba preparado. Mediabox siempre está disponible en la nube y el proceso no cambia, independientemente de si se trabaja desde la oficina o desde casa.
A pesar de que los mercados mundiales cayeron durante la pandemia, el equipo de Animaccord hizo mucho para compensar la diferencia de ingresos aprovechando Mediabox. Como resultado, los ingresos de 2020 no disminuyeron y, de hecho, igualaron el año récord de 2019. La morosidad se redujo a 4%.
Y 2021 fue otro año récord.
La previsión mensual del flujo de caja se vuelve sencilla y precisa, ya que se basa en las facturas abiertas que vencen en el mes siguiente desde Mediabox.
ALGUNOS
PALABRAS FINALES
Ese ha sido nuestro exitoso viaje con Mediabox. Muchas gracias al equipo de soporte de Mediabox por proporcionarnos orientación profesional en cada etapa de la implementación y a los arquitectos y desarrolladores de software por su diseño reflexivo y flexible que cubre todos los procesos centrales del negocio de licencias y ofrece una gran experiencia de usuario.
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EN